Prüfungsmitteilung zur Haushalts- und Wirtschaftsführung der VS

Finanzen, Unkategorisiert, Verfasste Studierendenschaft

Nicht nur Studierende werden geprüft, auch die Verfasste Studierendenschaft (VS) wird geprüft. Besonders genau werden ihre Finanzen geprüft – und zwar vom Landesrechnungshof Baden-Württemberg (LRH).

Landesrechnungshof meets VS

Der LRH hat die VS der Uni Heidelberg und weitere VSen in den letzten Semestern wiederholt vor Ort besucht. Im Rahmen dieser Prüfbesuche wurde nicht nur die Haushalts- und Wirtschaftsführung geprüft, auch die VS-Strukturen und Arbeitsabläufe genauer unter die Lupe genommen. Im Nachgang wurden dann weitere Angaben angefordert und abschließend dann einen Prüfbericht vorgelegt. Zu diesem Prüfbericht hat dann die VS eine Stellungnahme abgegeben. Dies ist insbesondere sinnvoll, um Missverständnisse und Ungenauigkeiten im Prüfbericht zu korrigieren, die sich vor allem dadurch ergaben, dass sich die VS während des Prüfungszeitraums noch in der Gründungsphase befand. Besuche durch den Rechnungshof sind zwar auch für die Besuchten relativ aufwendig, doch konnten aus den Gesprächen während der Prüfung, aus dem Prüfbericht selber sowie seiner Kommentierung viele Anregungen zur Weiterentwicklung der Finanz-Verfahren der VS gewonnen werden.

Besonders gegenüber Dritten muss hervorgehoben werden, dass ein Großteil der Kritik der Startphase der VS nach ihrer Wiedereinführung geschuldet ist, als viele Verfahren neu waren und noch nicht ganz “rund” liefen. Schon zum Abschluss der Prüfung waren daher viele Kritikpunkte schon behoben. Gerade bei der Darstellung der Strukturen und einiger Einzelregelungen unterliefen dem LRH einige Ungenauigkeiten und Missverständnisse. Wer sich auf den Prüfbericht beruft, sollte daher auch die Stellungnahme der VS durchlesen.

Mehr vergleichen und mehr sparen

Der Rechnungshof interessiert sich vor allem für die Berücksichtigung der Grundsätze der Sparsamkeit und Wirtschaftlichkeit. Bemängelt wurde zum Beispiel, dass in der Anfangszeit der VS häufig die Vergleichsangebote fehlten. Dies lag zum Teil daran, dass Vergleichsangebote (wie in vielen anderen Verfassten Studierendenschaften) anfangs ab 150 Euro gefordert wurden. Dies erwies sich jedoch als nicht umsetzbar und brachte auch bei kleineren Ausgaben gar keine Einsparungen. Daher wurde die Grenze für die Einholung von Vergleichsangeboten später bewusst auf 500 Euro angehoben – und wird inzwischen auch umgesetzt. Noch immer stößt es jedoch auf Unverständnis, warum, die VS „schon“ ab 500 Euro Vergleichsangebote sehen will – die Universität Heidelberg beispielsweise verlangt Vergleichsangebote erst ab 5000 Euro.

Große Ausgaben interessieren bei einer Prüfung nicht nur wegen der (fehlenden) Vergleichsangebote – sie müssen der Studierendenschaft auch etwas bringen. Daher wurden vor allem hohe Einzelausgaben geprüft und größere Ausgabenposten genauer begutachtet. So schlägt der LRH angesichts hoher Mitgliedsbeiträge für den freien zusammenschluss von student*innen schaften (fzs) und anderen Verbänden vor, genau zu prüfen, ob “eventuelle Vorteile aus der Mitgliedschaft […] den […] hohen Beitrag rechtfertigen”. Dieses Anliegen wird auch im StuRa geteilt wird und führte in den in den letzten Semestern zu intensiven und heftigen Diskussionen bis hin zu Austrittsanträgen. Die Frage danach, ob man austreten soll oder Mitglied bleiben soll, stellt sich inzwischen auch nochmal intensiver, weil die im Prüfbericht als sehr hoch bezeichnete Summe von ca. 7 000 Euro mittlerweile bei über 25 000 Euro liegt.

Weniger horten – und auch mal weniger ausgeben!

Geld nicht auszugeben, ist freilich auch nicht richtig – die zum Prüfzeitpunkt fast 10-fach zu hohen Rücklagen, vor allem bei den Fachschaften, wurden sehr hart beanstandet. Der Abbau dieser Rücklagen ist zwischenzeitlich jedoch erfolgt und seit Ende 2018 bewegen sich die Rücklagen im vorgesehenen Rahmen von ca. 10%. 2018 waren die Rücklagen schon deutlich reduziert, zum Ende des laufenden Haushaltsjahres 2019 werden die Rücklagen nach derzeitiger Haushaltsplanung weitgehend aufgebraucht sein. Dies wurde auch dadurch erreicht, dass die Regelungen in der Finanzordnung zur Höhe der Rücklagen angepasst wurden. So hohe Rücklagen wie im Prüfzeitraum können nun gar nicht mehr eingerichtet werden.

Einer mehrstündigen Prüfung wurden die Mittel für die Zuschussvergabe in Härtefällen (das sogenannte Notlagenstipendium) unterzogen und einzelne Vergaben mit dem Sozialreferat detailliert besprochen. Der Posten für das Notlagenstipendium ist in der Tat sehr hoch, er wurde bisher allerdings nicht ausgeschöpft. Der Rechnungshof hält es für vertretbar, dass die Studierendenschaft notleidende Studierende punktuell und unter strengen Vorgaben unterstützt. Es wurde jedoch angemahnt, dass dies wie in der Satzung zur Vergabe der Zuschüsse formuliert, nur in letzter Instanz geschehen kann und dass andere Fördermöglichkeiten zuerst in Anspruch genommen werden sollten. Dies sieht die VS auch so, allerdings gestaltet sich dies nicht so leicht, da andere Fördereinrichtungen Betroffene gerne „erst mal zum StuRa“ schicken. So wird das Notlagenstipendium als erste und nicht als letzte Instanz wahrgenommen. Einigen Antragstellenden wird zudem suggeriert, die VS müsse das Geld “sowieso” ausgeben und könne es nicht anderweitig verwenden. Hier muss noch viel Aufklärungs- und Öffentlichkeitsarbeit geleistet werden. Grundsätzlich würde die VS es auch begrüßen, wenn eine derartige Unterstützung von Studierenden in Not erst gar nicht notwendig wäre.

Nicht alles finanzieren!

Dass die VS sich zur Studienfinanzierung äußert, wird häufig kritisiert – die VS darf sich jedoch hierzu äußern. Zu anderen Fragen jedoch darf sich die VS nicht äußern – und vor allem kein Geld ausgeben. Dass dies nicht passiert, prüft die Universitätsverwaltung als Rechtsaufsicht; offiziell macht das zwar der Rektor, aber de facto kontrolliert die Univerwaltung die VS. Diese Rechtsaufsicht soll verhindern, dass Geld für Zwecke verwendet wird, für die es nicht ausgegeben werden darf oder die VS zu Themen Stellung nimmt, zu denen sie sich nicht äußern soll. Die Univerwaltung hatte der VS mehrfach Äußerungen oder geplante Zahlungen untersagt, einem Fall auch eine Zahlung nachträglich als unzulässig bewertet (da die VS sich zu diesen Themen nicht äußern darf, können wir hier keine weiteren Details referieren). In diesen Fällen wurden teilweise auch Ordnungsgelder gegen die VS verhängt. Der Rechnungshof beurteilte dieses Vorgehen als sachgerecht.

Sachgerecht war für den Rechnungshof auch der Umgang der VS mit der Beantwortung einer Landtagsanfrage, bei der eine Übersicht über sämtliche Ausgaben der VS für Gruppen gefordert wurde. Hier hatte die VS nicht für jeden Stuhl oder Stift aufgeschlüsselt, ob und welche Gruppe ihn wie und wann nutzt, da dies einen immensen Arbeitsaufwand für die Verfasste Studierendenschaft mit sich gebracht hätte. Die VS hat hier die Position vertreten, dass die Ausübung des parlamentarischen Fragerechts grundsätzlich nicht dazu führen darf, dass die Funktionsfähigkeit der betroffenen Stelle erheblich beeinträchtigt ist.

Was die VS finanziert, was sie beschließt und womit sie sich inhaltlich befasst, kann man zudem auf der Website der VS verfolgen – die Beschlüsse der zentralen Organe der Studierendenschaft (Studierendenrat, Referatekonferenz, Referate, Fachschaften), insbesondere solche über finanzielle Angelegenheiten, werden veröffentlicht — und müssen nach unseren internen Bestimmungen auch veröffentlicht werden. Viele Fragen kann man durch Durchlesen von Beschlusslisten, Protokollen oder Kurzberichten selber beantworten.

Anspruch meets Wirklichkeit: nicht alles läuft rund

In den Hintergrund gerät bei der Diskussion um “Verstöße”, dass die Ausgaben und Beschlüsse der VS deshalb so gut kontrolliert und beanstandet werden können, weil wir transparent arbeiten und damit gezielte Nachfragen erst ermöglichen. Im Gegensatz zu mancher Gemeinde, anderen Studierendenvertretungen oder auch der Universität selber, könnt ihr euch bei der VS umfänglich informieren.

Im Prüfzeitraum wurden diese selbstauferlegten Vorgaben noch nicht vollständig umgesetzt. Nachholbedarf gibt es auch bei der Führung von Inventarlisten und Kennzeichnung von Vermögensgegenständen. Dem wurde damals eine geringere Priorität beigemessen, da die Verabschiedung und Veröffentlichung von Satzungen und die Erstellung der Jahresabschlüsse Vorrang hatten – im Prüfzeitraum standen mehrere aus.

Für die Jahresabschlüsse 2016, 2017 und 2018 wurde mittlerweile die Entlastung durch das Rektorat erteilt. In Zukunft sollen die Jahresabschlüsse zeitnah vorgelegt werden – die Vorbereitungen für den Abschluss 2019 haben bereits begonnen. Dass sich Verabschiedung, Genehmigung und Veröffentlichung von Ordnungen und Satzungen in die Länge zieht, lag zum einen daran, dass hier oftmals grundsätzliche Fragen zu klären waren – sowohl bei der VS wie bei der Rechtsaufsicht. Durch die in der Praxis gemachten Erfahrungen wurde dann oft vor der Veröffentlichung der ersten Fassung schon eine weitere überarbeitete Fassung im StuRa beschlossen, die auch wieder geprüft werden musste. Auch wenn die Finanzordnung erst sehr spät veröffentlicht wurde – angewandt wurde sie schon vor ihrer Veröffentlichung.

Bei allem ist auch zu beachten, dass die VS eine Organisation von Ehrenamtlichen ist, was sicher die Ausnahme unter den vom Landesrechnungshof zu prüfenden Stellen darstellt – und in unseren Augen im Bericht nicht angemessen gewürdigt wird. Ein weiterer Faktor für Verzögerungen sind die Arbeitsräume der VS. Die Studierendenschaft muss noch immer viel Zeit darauf verwenden, dass Räume überhaupt nutzbar sind. Andere Räume werden nicht oder nicht nur von der VS genutzt, tauchen aber immer wieder als VS-Räume in Dokumenten auf, die darzulegen versuchen, wie großzügig die Universität der VS  Räume zur Verfügung stellt. Fakt ist, dass die VS zentral und dezentral bereits sehr viel Zeit darauf verwenden muss, Räume für Gremiensitzungen oder inhaltliche Arbeitstreffen zu beantragen, ganz zu schweigen von Räumen für Informationsveranstaltungen oder anderes. Auch der Prüfbericht des Rechnungshofes stellt fest, dass unsere Räume “allerdings aus Sicherheitsgründen teilweise nur eingeschränkt nutzbar sind“. Wir freuen uns ausdrücklich über diese Feststellung und hoffen, dass hier baldmöglichst für Abhilfe gesorgt wird.

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