Haushaltsentlastung 2018

Aktuelles, Finanzen, Unkategorisiert, Verfasste Studierendenschaft

Grünes Licht aus dem Rektorat – Haushaltsentlastung für 2018

Am 30. Oktober hat das Rektorat der Verfassten Studierendenschaft die Entlastung für den Haushalt 2018 erteilt. Der externe Prüfbericht vom 29. Mai bescheinigt der Verfassten Studierendenschaft: “Nach Durchsicht aller Belege kann eine ordnungsgemäße Mittelverwendung durch die Verfasste Studierendenschaft bestätigt werden.” Im Folgenden erhaltet ihr einen Einblick in wichtige Entwicklungen im Haushaltsjahr 2018.

Mehr Buchungen – weniger Rücklagen

Mit insgesamt 2830 Buchungen stieg die Zahl der Überweisungen im Vergleich zum Vorjahr an (2.589 Buchungen). Ohne die Umlagenzahlungen belaufen sich die Einnahmen auf 1.055.080,51€, davon waren 541.366,07€ Rücklagen aus dem Vorjahr. Ausgegeben wurden 2018 insgesamt 695.102,09€, abzüglich 359.978,42€ Einstellungen in die Rücklagen.

Die hohen Rücklagen der Vorjahre wurden 2018 größtenteils durch einmalige Ausgaben im Rahmen einer Kooperation mit VRNnextbike und strukturelle Änderungen bei den Rücklagen der Studienfachschaften abgebaut: die Studienfachschaften können seit 2019 nur noch zweckgebundene Rücklagen bilden.

Mehr Finanzreferent*innen – weniger Warten

Erstmals wurden im Haushaltsjahr 2018 zwei Finanzreferent*innen gewählt (zuvor gab es nur eine*n Finanzreferent*n). Die Teamlösung im Finanz- und Haushaltsreferat, die 2018 mit einer Änderung der Organisationssatzung eingeführt wurde, hat sich seither bewährt.

Vor allem die schnellere Bearbeitung durch zwei Referent*innen macht eine zeitnahe Bearbeitung von offenen Abrechnungen möglich. Dadurch konnten 2018 alle Abrechnungen innerhalb einer Woche erstbearbeitet werden. Durch zwei Finanzreferent*innen können auch Fehler im Vorfeld leichter durch Beratung vermieden und Formularen und Merkblättern schneller optimiert werden.

Zu den Hauptstoßzeiten (Semesterstart und Kassenschluss im Dezember) verbleibt weiterhin ein großer Arbeitsaufwand. Dieser konnte durch einen neu eingeführten Sommerkassenschluss am Ende der Vorlesungszeit im Sommer dennoch sehr verringert werden.

Mehr Transparenz – weniger Rumgesuche

Seit 2018 ist eine Liste aller VS-Beschlüsse auf zentraler Ebene online einsehbar. Ebenso öffentlich zugänglich sind die Listen aller Buchungen, die Veröffentlichung der Buchungslisten hat sich 2018 aufgrund von Datenschutzfragen verzögert.

Ausblick: Im Laufe des Jahres 2018 wurde die Struktur des Haushaltsplanes für 2019 soweit möglich an die Kapitel- und Titelstruktur des Landes Baden-Württemberg angepasst. Diese Änderung im Gruppierungsplan ab 2019 gilt auch für die Fachschaften. Durch diese Vereinheitlichung wird im laufenden Jahr 2019 die Bearbeitung und Genehmigung durch das Finanz-Team beschleunigt und die Ausgaben jeder Stelle sind leichter nachzuvollziehen.

Mehr Kontakt – weniger Fehler

Zu den Haupterrungenschaften des Jahres 2018 zählt wohl die engere und frühzeitigere Zusammenarbeit mit den Fachschaften und Gruppen. Oft konnten wie erwähnt durch Vorgespräche Fehler vermieden und Abrechnungen beschleunigt werden. Zudem hat sich durch die enge Zusammenarbeit mit den Fachschaften ein besseres Verhältnis entwickelt: Bei Problemen wird das Finanz-Team frühzeitig kontaktiert und um Hilfe gebeten, durch frühe Nachfragen und schnelle Antworten werden Fehler vermeiden.

Seit 2018 werden die Beiträge der Promotionsstudierenden von der Studierendenschaft getrennt verwaltet und müssen von der VS in Absprache mit dem Doktorandenkonvent vergeben werden. Die Studierendenschaft hat sich dazu entschieden, dem Konvent die Vergabe dieser Mittel – im Rahmen ihrer Finanzordnung und der für alle Fachschaften, Referate, etc. geltenden Vorgaben – vollkommen freizustellen. Das Abrechnungsaufkommen hielt sich 2018 in Grenzen. Dies ist gut, da der Konvent aufgrund der Unerfahrenheit im Umgang mit öffentlichen Mitteln intensive Unterstützung brauchte. Wie bei den Fachschaften kann man jedoch davon ausgehen, dass sich der Aufwand mit der Zeit einpendeln wird.

Mehr Infos – weniger Fragen