Finanzierung von Verpflegung
Diese Regelungen gelten für Veranstaltungen der Verfassten Studierendenschaft (VS – dazu gehören auch Fachschaften, Referate etc.) sowie für Veranstaltungen des Doktorandenkonvents. Damit gelten sie auch für Gruppen, die durch VS oder Doktorandenkonvent unterstützt werden.
- Ohne Beleg kann nichts abgerechnet werden – es gibt keine Pauschalauszahlungen – Genaueres findet ihr auf der Seite zu Abrechnungen
- Zusätzlich zur Finanzordnung gilt für Verpflegung die Bewirtungsrichtlinie und die Nachhaltigkeitsrichtlinie, danach wird in der Regel nur notwendige Verpflegung für grundsätzlich öffentlichen Veranstaltungen im Rahmen der Aufgaben der VS erstattet, und auch nur, wenn diese mindestens zwei Stunden dauern.
- Ihr könnt also Leute nicht einfach zu einer Grillfeier oder einem Abendessen einladen – denn das Verköstigen von Studierenden gehört nicht zu den Aufgaben der VS.
Obergrenzen im Budgetplan / Haushaltsposten
Für Fachschaften, Autonome Referate und den Doktorandenkonvent gilt:
- maximal 12% (aber nicht mehr als 840 Euro) des Fachschaftsbudgets dürfen für “interne” Veranstaltungen und
- maximal 40% der Zuweisungen für “externe” Veranstaltungen pro Jahr für Verpflegung ausgegeben werden.
- Unter dem Posten 540 werden Kosten für “interne” Verpflegung – also die Verpflegung der FS-Sitzungen oder FS-Wochenenden abgerechnet.
- “Externe” Verpflegung (z.B. bei Weihnachtsfeiern, Erstieinführungen, Vorträge etc.) wird unter dem Haushaltsposten 750 abgerechnet, um zu sehen, ob die 40% überschritten werden. Die restlichen Kosten der Veranstaltungen werden unter dem Posten 7 (710, 720, etc.) abgerechnet,
Wenn ihr Einnahmen (z.B. Eigenbeteiligungen) habt oder Spenden erhaltet, könnt ihr diese für zusätzliche Verpflegung verwenden – es handelt sich ja nicht um Zuweisungen an die FS.
Gruppen rechnen Verpflegung in der bewilligten Höhe mit anderen Ausgaben über den Haushaltsposten 621 (“Unterstützung von Gruppen”) ab. Die Kosten für Verpflegung müssen aber getrennt von anderen Kosten aufgelistet werden; bei größeren Abrechnungen die Verpflegung bitte auch getrennt von anderen Kosten abrechnen.
Obergrenzen pro Person
Die Bewirtungsrichtlinie legt Obergrenzen für Ausgaben fest:
- für ein Frühstück nicht mehr als 5,80 Euro pro Person
- für ein Mittagessen maximal 14,50 Euro pro Person
- für ein Abendessen nicht mehr als 8,70 Euro pro Person
- Abendessen bei einer Abendveranstaltung, die vier Stunden und länger dauert und für die es
kein Mittagessen durch die VS gab: 14,50 € € pro Person - Verpflegung für eine ganztägige Veranstaltung (z.B. Ersti-tag/-wochenenden):
29,- € pro Person
Kein Fleisch
Die Nachhaltigkeitsrichtlinie legt fest, dass eure Verpflegung nachhaltig und vegetarisch sein soll und ihr kein Fleisch mit VS-Mitteln finanzieren dürft (das geht nur in besonderen Fällen und muss eigens begründet und vorher explizit vom Finanzreferat genehmigt werden). Wenn ihr Fleisch getrennt kauft und verkauft und durch Einnahmen komplett refinanziert (keine Querfinanzierung durch andere Einnahmen!), könnt ihr auch nicht-vegetarische Verpflegung anbieten.
Pfand
Pfand kann nicht erstattet werden. Denkt also bei Abrechnungen daran, Pfand auf dem Kassenzettel zu markieren und abzuziehen (unterstreichen ist besser als durchstreichen oder markern). Wenn es sich um eine offene Rechnung handelt, die als ganze beglichen werden muss, wird der Rechnungsbetrag zwar gezahlt– wir fordern von euch aber eine nachträgliche Bareinzahlung des Pfandgeldes, sobald ihr Leergut bzw. Leerbehälter zurückgebracht habt. Wir kommen dazu zwar auch auf euch zu, einfacher ist aber, wenn ihr euch aktiv meldet und ggf. gleich einen Einzahlungstermin vereinbart.
Alkohol
Für einen risikoarmen Alkoholkonsum hat der StuRa in der Bewirtungsrichtlinie einen Grenzwert von 30 g Reinalkohol pro Person und Tag für Getränke, die aus VS-Geldern finanziert werden, festgelegt. Um die Einhaltung nachzuvollziehen, gibt es eine Exceltabelle, in die ihr eingebt, was in welchem Umfang konsumiert wurde und welchen Alkoholgehalt es hatte. Das Formular berechnet dann, wieviel Gramm Reinalkohol pro Person das entspricht.
Wenn Alkohol ausgeschenkt wird, muss auch Trinkwasser kostenlos zur Verfügung gestellt und unkontrollierter Alkoholkonsum verhindert werden. In der Regel ist bei großen Veranstaltungen ein Awarenesskonzept einzureichen, das auch darauf eingeht.
Hinweise zu speziellen Veranstaltungen
Bei größeren Feiern, müsst ihr die komplette Verpflegung über Einnahmen refinanzieren, Verköstigung von Studierenden ist keine Aufgabe der VS.
Bei kleineren geselligeren Veranstaltungen, die nicht um des Konsums willen veranstaltet werden, sondern einen Rahmen für Aussprache und Austausch bieten, kann Verpflegung über die VS finanziert werden — ggf. ist aber auch hier eine Eigenbeteiligung vorzusehen, insbesondere, wenn die Verpflegung auch der Sättigung der Teilnehmenden dient und nicht nur ein paar Kekse finanziert werden, die man nebenher knabbern kann, um besser ins Gespräch zu kommen
Bei Kultur- und Informationsveranstaltungen wie Filmabenden oder Vorträgen können Snacks und einfache Erfrischungsgetränke gereicht werden, orientiert euch hier beim Pro-Kopf-Betrag am Betrag fürs Frühstück
Kauf auf Rechnung
Bitte versucht, wo ihr nur könnt, auf Rechnung zu kaufen. Das geht nicht beim Supermarkt um die Ecke, aber ihr könnt über die VS bei Rewe auf Rechnung bestellen. Vielen Bäckereien in Heidelberg liefern auch auf Rechnung – ihr müsst einfach nachfragen.
Das lohnt bei kleinen Veranstaltungen nicht so sehr, aber wenn ihr euch höhrene Beträgen wie 100 Euro nähert, wird das vielleicht relevant, weil dann niemand so hohe Beträge vorstrecken muss.
Wenn ihr über die VS bei Rewe bestellen wollt, macht ihr, nachdem ihr einen Beschluss dafür gefasst habt, einen Termin im StuRabüro zur Bestellung aus (einkauf@stura.uni-heidelberg.de).
Coronaregelungen
Während der Corona-Pandemie könnt ihr Weihnachtspäckchen oder Verpflegungspäckchen für einzelne Studierende oder für Kleingruppen ausgeben, die dann z.B. bei gemeinsamen Videokonferenzen, bei Wanderungen, Picknicks zum Beispiel in Kleingruppen verzehrt werden. Achtet hier darauf, dass die Lebensmittel nicht bei Hitze verderben und möglichst verpackt sind. Sollten die Kosten dadurch höher als 4,80 pro Person werden, meldet euch bitte vorher.
Nach vorheriger Absprache könnt ihr auch während Videokonferenzen Verpflegung abrechnen, die die Leute individuell vor ihrem Rechner während des Treffens verzehren. Dies geht zum Beispiel bei besonders langen Sitzungen (z.B. QSM-Sitzung) aber nur, wenn ihr das vorher mit dem Finanzteam abklärt.
