Stellenausschreibung Verwaltungshilfe

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Stellenausschreibung Büroaushilfe im administrativen Bereich (w/m/d)

Die Verfasste Studierendenschaft der Universität Heidelberg sucht zur Unterstützung bei Verwaltungsaufgaben eine unbefristete „Büroaushilfe im administrativen Bereich”

Arbeitszeit: 35 Stunden/Monat (ca. 20% einer vollen Stelle)
Bezahlung: nach TV-L E3 (ca. 520 Euro brutto im Monat)

Die wesentlichen Aufgaben sind (jeweils in Abstimmung mit den Verantwortlichen auf zentraler und dezentraler Ebene, insbesondere auf Anweisung von der Beauftragten für den Haushalt):

Finanzen

  • Prüfung eingehender Abrechnungen auf Vollständigkeit und rechnerische Richtigkeit
  • Nachfordern von Belegen (überwiegend schriftlich)
  • Zuarbeit bei weiteren Abläufen im Finanzbereich

Allgemeine Büroarbeiten

  • Zuarbeit bei den allgemeinen Büroarbeiten (Annahme von Lieferungen, Telefonaten etc.)
  • größere Verschickungen an Fachschaften, Institute etc.
  • Zuarbeit bei weiteren anfallenden Arbeiten wie Inventarisierung, Formatierung von Formularen, Rundmails, Merkblättern etc.
  • Überprüfung von Inventarbeständen
  • Vorbereitung von Unterlagen fürs Archiv

Zuarbeit bei der Öffentlichkeitsarbeit

  • Aufbereiten von Tabellen (wie Nutzungszahlen von nextbike/Theater) für die Website
  • weitere kleinere Arbeiten (wie Eintragen von Sitzungsterminen in online-Kalender)

 

Anforderungsprofil:

  • Sorgfalt und Zuverlässigkeit
  • eigenständiges Arbeiten
  • Interesse an der studentischen Selbstvertretung
  • proaktives Mitarbeiten an Verwaltungs- und Finanzabläufen

Einschlägige Kenntnisse im Bereich Finanzen sowie der Strukturen der Verfassten Studierendenschaft  (VS) sind wünschenswert, aber nicht zwingend. Erwartet wird aber die Bereitschaft, sich aktiv in diese einzuarbeiten. Anwen­derkennt­nisse im IT-Bereich (Tabellenkalkulation, Textverarbeitung, E-Mail) sind erwünscht, aber nicht Bedingung. Englischkenntnisse sind von Vorteil, aber nicht Bedingung.

Die Arbeit erfolgt im Team mit anderen Beschäftigten und Ehrenamtlichen.

Die Arbeit muss regelmäßig ein- bis zweimal wöchentlich vor Ort erledigt werden. Die Arbeitszeiten werden in Absprache mit der VS festgelegt. Arbeitsplatz ist das StuRa-Büro. Die Stelle ist unbefristet.

Frauen* werden insbesondere zur Bewerbung aufgefordert. Schwerbehinderte Menschen und chronisch Erkrankte werden bei gleicher Eignung bevorzugt eingestellt.
Studierende werden bevorzugt eingestellt.

 

Die Bewerbungsgespräche finden voraussichtlich Ende 2021 statt. Eine Einstellung zum 15.1.2022 wird angestrebt.

Deine Bewerbung richtest du bitte bis zum 18.12.2021 mit den üblichen Unterlagen (kurzer Lebenslauf, kurzes Motivationsschreiben) an bewerbung@stura.uni-heidelberg.de

Wir freuen uns auf deine Bewerbung!