Budgets

Hier findet ihr erste Infos zu den Budgetplänen – wir formatieren noch.

Neu: Formular für das Beantragen von Rücklagen

Step By Step Anleitung zur Erstellung des Budgetplans:

Öffnet den Muster-Budgetplan, den ihr per Mail von uns erhaltet – oder hier findet:

• https://www.stura.uni-heidelberg.de/finanzen/haushalt/

Dort findet ihr auch die Höhe eurer Zuweisung, die ihr in den Budgetplan eintragt.

Vorbemerkung: In dem Budgetplan stehen einige konkrete Beispiele für Posten, die lediglich exemplarisch sind, zum Beispiel “Biochem” für eine Party der FS Chemie/Biochemie – diese Beispiele sollt ihr anpassen auf euch.

Was ihr nicht ändern dürft, sind die Namen der Posten in den Überschriftsrahmen (z.B. „Einnahmen aus kulturellen Veranstaltungen“)

1. Werte in den Budgetplan eintragen:

a. Stand/Datum: Hier tragt ihr das Datum der Erstellung des Budgetplans ein.

b. Haushalt Version: Ist es die erste Version des Haushalts so tragt ihr hier eine „1“ ein. Da es bei Fachschaften oft der Fall ist, dass sie Veranstaltungen/Projekte ausfallen und dann große Summen in andere Posten/zu anderen Zwecke umgewidmet werden müssen, brauchen wir von euch einen neuen Budgetplan, der diese Änderungen enthält (dazu natürlich auch ein neues Sitzungspro­tokoll). Dieser neue Budgetplan ist ein Nachtragshaushalt. Deswegen kriegt er dann die „2“ und für jeden nachfolgenden Nachtragshaushalt müsst ihr angeben, welche Version es ist. Wenn ihr einen Posten nur minimal überzieht, reicht ein einfacher Beschluss, in dem ihr festhaltet, aus welchem andern Posten ihr das Geld holt.

c. VS-Beiträge: Hier findet ihr die Summe, die ihr von der Verfassten Studierendenschaft zugewie­sen bekommt und sinnvoll ausgeben dürft. Idealerweise sollte bei der Summe der Ausgaben der gleiche Betrag rauskommen, damit ihr beim Saldo auf 0€ kommt, was so viel heißt, dass ihr das gesamte Geld hoffentlich sinnvoll verplant habt. Natürlich könnt ihr auch Restgeld im Saldo stehen haben, aber das ist dann nicht so schön, weil ihr dann irgendwann einen Nachtragshaushalt beschließen müsst (und das wäre extra Arbeit). Plant lieber ausreichend Geld bei einzelnen Posten ein oder schiebt Geld zu Ausgabeposten wie „Sonstige Veranstaltungen“ oder “Unvorhersehbare Ausgaben“.

2. Einnahmen:

a. Sind Gelder, die ihr nicht von der VS bekommt. Z.B. durch den gewerblichen Verkauf von Kitteln, Spenden oder in den meisten Fällen Geld, das ihr während einer Veranstaltung einnehmt, z.B. bei einem Sommerfest. Einnahmen werden z.B. wichtig, wenn ihr das Volumen des VS-Beitrags überschreitet und bei einem Event mehr Ausgaben benötigt oder wenn ihr die Grenze der Bewirtungskosten sprengt.

b. Beachtet, dass wenn ihr mit Einnahmen plant, z.B. damit rechnet 500€ vom Sommerfest oder beim Hüttenwochenende einzunehmen, dass diese Summe auch bei den Ausgaben verplant werden muss. Geht ihr aber davon aus, dass ihr 500€ einnehmt und im Endeffekt aber nur 100€ Einnahmen macht, aber z.B. diese 500€ bei der Planung einer Veranstaltung z.B. Winterfest als Ausgabenreserve miteinplant, dann steht ihr am Ende natürlich mit 400€ weniger als geplant da. Gehört ihr nicht zu den großen Fachschaften und plant keine riesigen Projekte, so werdet ihr keine großen Einnahmen generieren.

c. Links seht ihr Zahlen wie „221.xxxx“. Die linke ist die Postennummer und rechts davon tragt ihr eure FS-Nr., die Nr. des autonomen Referats oder 03 für den Doktorandenkonvent ein. Die Postenbezeichnung ändert ihr bitte nicht. Die Gesamtsumme für die Einnahmen/Ausgaben unter dem Posten legt ihr bei den Einzelposten fest. Bei den Einnahmen entnehmt ihr sie der Gesamtübersicht über die FS-Etats. Ihr tragt bitte unter dem Posten (also wo auf dem Bild z.B.

„Eigenbeteiligung Ersti-Wochenende“ steht) die für eure Fachschaft/Referat/Doktorandenkonvent relevanten Vorhaben ein. Bitte Bezeichnungen der einzelnen Veranstaltungen/Anschaffungen euren Fachschaftsbedürfnissen anpassen und im Beschluss ggf. spezifizieren (z.B. Miete Spinde = Spinde im Neuenheimer Feld zur Aufbewahrung von Fachschaftsutensilien. Unpassende Bezeichnungen bitte entfernen).

3. Ausgaben:

Die Zuweisungen sind dafür da, damit ihr als Fachschaft/autonomes Referat/Doktorandenkonvent sinnvoll diese Gelder nutzt um eure Studenten zu unterstützen bzw. Projekte/Veranstaltungen zu planen Unter diesem Posten tragt ihr ein, was ihr mit dem Geld, das ihr als VS-Zuweisung bekommt, sinnvoll bezweckt. Ihr könnt euch an den Budgetplänen der vorigen Jahre orientieren, aber natürlich auch Projekte/Ver­an­stal­tun­gen weiter ausbauen oder neue hinzuplanen. Wichtig ist für uns, dass wir eine Übersicht eurer möglichen Ausgaben haben. Tragt bitte nicht einfach eine Gesamtsumme ein, sondern gebt konkrete Vorhaben an. Wenn ihr wisst, dass ihr in dem Bereich Veranstaltungen durchführen wollt, gebt einen Posten „weitere Veranstaltungen“ an, dann habt ihr eine Reserve, auf die ihr zurückgreifen könnt.

Möchtet ihr Vorhaben hinzufügen, weil der Platz nicht reicht, dann könnt ihr euch an den untengenannten Schritten orientieren. Markiert die Zellen, die danach kommen und fügt einfach über die Leiste mit der Zeilenindizierung links über Rechtklick Zeilen hinzu. (siehe Bilder)

Beachtet, dass die Formel in der Summe dann auch angepasst werden muss, da die neue Formel dann nicht in der Summe enthalten ist. (Das wird uns dann auffallen und dann müssen wir euch wieder anschreiben und dann verzögert sich alles nur unnötig.) Dafür macht ihr einfach mit Doppelklick das Feld für die Summe auf und zieht den blauen Balken runter, sodass das neue Felder auch markiert ist. (Wenn ihr Posten „in der Mitte eines Arrays“ hinzufügt, dann ist er schon in der Summe mit inbegriffen)

1. Gerne dürft ihr unrelevante Zwecke (aber nicht den gesamten Posten) löschen. Dafür einfach die Felder markieren, dann mit rechtsklick auf löschen

4. Zwecke hinzufügen/löschen:

Möchtet ihr Vorhaben hinzufügen, weil der Platz nicht reicht, dann könnt ihr euch an den untengenannten Schritten orientieren. Markiert und verschiebt die Zellen, die danach kommen, um ein oder zwei Felder nach unten. (siehe Bilder)

Kopiert am besten die Zelle/den Zweck über dem freien Feld und dupliziert die Zelle einfach.

Beachtet, dass die Formel in der Summe dann auch angepasst werden muss, da die neue Formel dann nicht in der Summe enthalten ist. (Das wird uns dann auffallen und dann müssen wir euch wieder anschreiben und dann verzögert sich alles nur unnötig.) Dafür macht ihr einfach mit Doppelklick das Feld für die Summe auf und zieht den blauen Balken runter, sodass das neue Felder auch markiert ist.

a. Gerne dürft ihr unrelevante Zwecke (aber nicht den gesamten Posten) löschen. Dafür einfach die Felder markieren, dann mit rechtsklick auf löschen und dann die Zellen nach oben schieben.

5. Checkliste:

Überprüft nochmal ob alle Summenfelder auch alle Zwecke/Beträge markiert bzw. verrechnet sind, damit auch alles stimmt. Idealerweise sollte euer Saldo dann auch 0€ betragen.

6. Einreichung:

• Speichert die Datei als Excel Datei ab (nicht als PDF) und benennt sie bitte „FS NAME_Budgetplan

_Jahr“, z.B. MoBi_Budgetplan_xxxx.

• Beschließt den Budgetplan in der Sitzung eures Beschlussgremiums (also Fachschafts­voll­ver­samm­lung oder so) und stimmt darüber ab.
• Bitte reicht mit dem Budgetplan auch ein vom Fachschaftsrat/Referent*innen unterschriebenes Proto­koll ein, aus dem hervorgeht, dass ihr den Budgetplan in eurer (Fachschafts-)vollversammlung vorgestellt und abgestimmt habt. Das Abstimmungsbild muss erkennbar sein (wieviele Stimmen dafür, dagegen, enthalten oder ob einstimmig). Je nach Fachschaftssatzung müssen entweder alle Fach­schafts­räte oder die Mehrheit unterschreiben. (Ja, wir schauen in eure Satzung, um das zu überprüfen)
• ACHTUNG: Das Protokoll muss von der Mehrheit der Fachschaftsratmitglieder/Referent*innen des autonomen Referates/ Vorstand und Finanzverantwortliche des Doktorandenkonvents eigen­hän­dig/hand­schriftlich unterschrieben werden. Falls das aufgrund von Corona nicht möglich ist, so muss das Protokoll von den Fachschaftsratmitgliedern/Referent*innen des autonomen Referates einzeln ausgedruckt, handschriftlich unterschrieben und zum Finanzer*in geschickt werden. Der Finanzer/die Finanzerin schickt diese dann gebündelt an unser Büro per Post. Bitte fügt keine gescannten Unterschriften ein.
• Schickt gerne vor eurer Beschlussfassung eine E-Mail an finanzen@stura.uni-heidelberg.de mit dem Entwurf eures Budgetplans (als Excel-Datei!). Wir schauen dann vorher drüber und sagen euch dann Bescheid, ob es so okay ist. Danach könnt ihr den Beschluss fassen.
• Auf dem Budgetplan unterschreibt nur der/die Finanzverantwortliche/n.
• Digital brauchen wir den Budgetplan als Excel-Datei. Postal muss er wie das Protokoll original in

Papierform unterschrieben sein. Keine Scans! Schickt es an:

StuRa-Büro: Albert-Ueberle Straße 3-5 ⋅ 69120 Heidelberg oder Sandgasse 7 ⋅ 69117 Heidelberg

• Tipp: Die aktuellste Version der EPL findet ihr unter Haushalt_StuRa_Heidelberg

Ausgabensperre: Reicht ihr den Budgetplan nicht fristgerecht ein, so bekommt eure Fachschaft eine Ausgaben­sperre, was bedeutet, dass die VS eure Abrechnungen nicht begleicht (auch wenn ihr das Geld schon ausgegeben habt), bis ihr einen vollständigen Budgetplan eingereicht habt und dieser genehmigt worden ist. Wenn ihr die Deadline verpasst und den Budgetplan zu spät einreicht, dann müsst ihr damit rechnen, dass der Budgetplan eventuell länger liegen bleibt und dass es im schlimmsten Fall bei Rechnungen zu Mahnungen kommen kann. Das Finanzteam setzt bewusst eine Deadline für die Einreichung von Budgetplänen fest, weil wir dann in diesem Zeitraum effektiv an den eingereichten Plänen arbeiten können. Nach diesem Zeitraum wird das Finanzteam in der Regel mit anderen finanziellen Aufgaben überlastet sein, sodass es zu Verzögerungen kommen wird. Es werden aber alle Budgetpläne geprüft und anschließend wieder Rechnungen beglichen.

7. Erläuterungen:

Ausführliche Erläuterungen zu den einzelnen Posten findet ihr im Gruppierungsplan (den findet ihr auch auf der Haushaltsseite, dies sind nur besonders wichtige Hinweise oder Antworten auf häufige Nachfragen:

• Wundert euch nicht, wenn die Nummerierung nicht fortlaufend ist. Wir haben Sachen, die ihr gar nicht machen könnt, rausgenommen.
• Einnahmen: VS-Beiträge: das sind die Zuweisungen, die ihr von der VS bekommt und auf der Homepage findet.

• Zweckgebundene Rücklagen: Sind Gelder, die ihr aus dem vorigen Jahr ins neue Jahr tragt. Sie müssen an einen Zweck gebunden sein (z.B. Weihnachtsfeier 20xx) beantragt und vom Finanzreferat genehmigt worden sein. Bei Ablehnung bitte nicht in den Budgetplan eintragen.

Wichtig: Falls ihr plant, zweckgebundene Rücklagen zu beantragen, dann könnt ihr den Budgetplan eigentlich erst endgültig einreichen, wenn die Rücklagen genehmigt/abgelehnt sind. Macht es aber dennoch früher, damit der Rest geprüft werden kann.

• Bewirtungskosten (540): Bitte beachtet, dass diese nur maximal 12% eures VS-Beitrag oder max.

840€ betragen dürfen (je nachdem welches Limit ihr zuerst erreicht!). Mehr Infos: Bewirtungskosten.

• Fahrt- und Reisekosten (531-533): https://www.stura.uni-heidelberg.de/finanzen/fs-info/fahrtkosten/

• Pflege und Förderung überregionaler Beziehungen (622): das sind nicht die Mittel, um zu einer BuFaTa zu fahren! Die rechnet ihr bei den Fahrtkosten (s.o.) ab.

• Projekte der Fachschaften (7er Gruppe): Betrifft nur Projekte, die ihr selbst macht, wenn ihr Gruppen unterstützt => siehe 621. Achtung: Posten 621 kann nicht durch andere Posten gedeckt werden (nur durch Nachtragshaushalt).

• Exkursion bei Veranstaltungen inhaltlicher Art (710): das ist nicht für

Pflichtexkursionen/Exkursionen, für die es ECTS gibt – dafür dürft ihr nur die QSM einsetzen.

• Externe Verpflegung (750): Bitte beachtet, dass diese nur maximal 40% eures VS-Beitrags betragen darf/zusammen mit maximal den Ausgaben aus Posten 540 52% eures VS-Beitrags und 6000 € nicht überschreiten darf.

• Weitere relevante Infos bekommt ihr unter: https://www.stura.uni-heidelberg.de/finanzen/fs-info/

Der Posten 722 (Vernetzungsveranstaltungen) ist für überregionale Veranstaltungen, nicht für lokale Teambuildings-/Vernetzungsveranstaltungen wie z.B. Erstitreffen, Institutsaustausch, etc.

8. Einrichtung zweckgebundener Rücklagen

Für die Einrichtung einer zweckgebundenen Rücklage muss ein Beschlussprotokoll des zuständigen Beschlussgremiums vorliegen. Dieses muss bis zum, vom Finanzteam, festgelegten Zeitpunkt per Mail an finanzen@stura.uni-heidelberg.de eingereicht werden. Bitte erkundigt euch nach der Deadline.

Die Rücklagenbildung muss an einen Zweck gebunden sein. Sowohl eine ausführliche als auch sorgfältige Begründung ist dafür nötig. Zweckgebundene Rücklagen aus dem vorigem Jahr können nicht nochmal zweckgebunden werden und müssen in dem beantragten Haushaltsjahr ausgegeben werden oder verfallen.

Es gibt Events, die jährlich stattfinden und deren auszugebene Gelder absehbar sind. Wird eine enorme

Rücklage an diese Veranstaltungen gebunden, so sind die Summen eher unrealistisch. Wird die Rücklage jedoch an einen Zweck gebunden, deren Ausgaben aufgrund von Modifikationen nicht genau abschätzbar sind, so kann die Bildung einer Rücklage begründet sein.

Wir hoffen, dass euch dieser Guide bei der Erstellung weiterhelfen wird und falls doch noch Fragen sind, die hier nicht beantwortet worden sind, dann schreibt uns doch bitte einfach eine Mail oder ruft in sehr dringenden Fällen auch im Büro an.

Liebe Grüße

Euer Finanzteam

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