Reise- & Fahrtkosten(zuschüsse)
Fahrtkosten sind die Kosten, die für die Fahrt im Zug, Bus etc. anfallen, Reisekosten sind Fahrtkosten plus die Kosten, die für Unterkunft, Verpflegung etc. dazukommen. Transportkosten fallen an, wenn ihr Material oder Menschen von einem Ort zum anderen bewegt.
Fachschaften, Referate oder der Doktorandenkonvent können Reise- Fahrt- oder Transportkosten in ihrem Zuständigkeitsbereich abrechnen, sofern ein Posten im Budgetplan dafür existiert und ein Beschluss vorliegt. Bei der Beschlussfassung muss das Programm bzw. die Tagesordnung der Veranstaltung vorliegen (oder zumindest eine Einladung mit einer groben Themenübersicht) und ins Protokoll aufgenommen werden. Auch die Namen der Fahrenden müssen im Protokoll festgehalten werden (oder im Anmeldeformular (s.u.) oder in einer nichtöffentlichen Fassung des Protokolls).
Reisekosten werden in der Regel nach dem Landesreisekostengesetz (LRKG) erstattet (auch wenn es sich nicht um Dienstreisen handelt). Abrechnungen können maximal sechs Monate ab Antritt der Reise eingereicht werden, eine spätere Erstattung ist nach dem LRKG ausgeschlossen. Die Erstattung kann nur an die Person erfolgen, welche die Reise tatsächlich getätigt hat. Fachschaften können auch geringere Erstattungen als nach LRKG beschließen.
Fahrten mit Privat-PKW
Bei Fahrten mit PKW ist eine Berechnung der gesamten gefahrenen Strecke in km mit einem der gängigen Routenplaner der Abrechnung anzuhängen. Wir orientieren uns am LRKG. Erstattet werden 30 Cent pro Kilometer. Bei besonderem dienstlichen Interesse für die Verwendung eines PKW (wie Schwerbehinderter i.S.d. BVG oder SchwbG / Mitnahme von weiteren Dienstreisenden) können auch 35 Cent gezahlt werden – dies muss vorher abgeklärt werden. Für Mitfahrer*innen können pauschal weitere 6 Cent pro Kilometer abgerechnete werden. Fahrten mit dem PKW sind zu begründen und vorher abzuklären – ÖPNV oder Lastenfahrrad sind vorzuziehen.
Taxifahrten nach der StuRa- oder Refkonfsitzung
Taxikosten für Refkonf-Mitglieder und StuRa-Mitglieder (ordentlich und beratend) für Heimfahrten nach der StuRa-Sitzung werden übernommen, wenn kein ÖPNV mehr fährt. Selbiges gilt für Mitglieder der Wahlkommission und der Schlichtungskommission nach einer StuRa-Sitzung oder RefKonf.
Bei der Abrechnung muss nachgewiesen werden, dass kein ÖPNV mehr fuhr. Auf der Abrechnung ist der Name des/der StuRa- bzw. Refkonfmitglieder und das Datum der Sitzung aufzuführen.
Auch auf der Taxiquittung muss der Name des*der Reisenden, das Datum sowie die Strecke und der Fahrtpreis vermerkt sein.
Haushaltsposten
Bitte achtet bei der Abrechnung auf den richtigen Haushaltsposten:
- 531 – Reisekosten für Dienstreisen z.B. zu Sitzungen; LAK; FZS; Bundesfachschaftstagungen (BuFaTaen)
- 532 – Reisekosten für Seminare und Fortbildungen, z.B. Seminaren zu Studiengebühren, Prüfungsrecht; BAFöG-Schulungen etc.
- 533 – Transportkosten, Erläuterung: z.B. um Lebensmittel zur Ersti-Hütte zu fahren oder Leergut/Sondermüll zu entsorgen
Fahrten mit stadtmobil
Für Fahrten im Aufgabenbereich der VS könnt ihr im StuRa-Büro Autos von stadtmobil Rhein-Neckar buchen.
(Zuschüsse zu) Exkursionen:
- Die Verfasste Studierendenschaft darf mit ihren Mitteln keine Exkursionen finanzieren, für die es ECTS gibt.
- Exkursionen, für die es ECTS gibt, können jedoch mit QSM finanziert werden, hierfür haben die Studienfachschaften ein Vorschlagsrecht. Allerdings dürfen Promotionsstudierende nicht übr QSM bezuschusst werden.
- Studierende, die sich aufgrund finanzieller Not eine verpflichtende Exkursion nicht leisten können, können dafür einen Exkursionszuschuss bei der Härtefallkommission beantragen (Individualförderung).
- Exkursionen, für die es keine Leistungsnachweise gibt, kann die VS bezuschussen, allerdings nur im geringeren Umfang und pauschal für alle Teilnehmenden (keine Individualförderung).
Nachhaltigkeit beachten
Achtet bei Reisekosten neben der Wirtschaftlichkeit (Sparpreise nutzen) auf die Nachhaltigkeit (keine Flugreisen)
