Verpflegung

Finanzierung von Verpflegung

Diese Regelungen gelten für Veranstaltungen der Verfassten Studierendenschaft (VS) – dazu gehören auch Fachschaften, Referate etc. sowie für Veranstaltungen des Doktorandenkonvents im hoheitlichen Kernbereich. Damit gelten sie auch für Gruppen, die durch VS oder Doktorandenkonvent unterstützt werden.

• Ohne Beleg kann nichts abgerechnet werden – es gibt keine Pauschalauszahlungen – Genaueres findet ihr auf der Seite zu Abrechnungen
• Zusätzlich zur Finanzordnung gilt für Verpflegung die Bewirtungsrichtlinie und die Nachhaltigkeitsrichtlinie, danach wird in der Regel nur notwendige Verpflegung für grundsätzlich öffentlichen Veranstaltungen im Rahmen der Aufgaben der VS erstattet, und auch nur, wenn diese mindestens zwei Stunden dauern.
• Ihr könnt also Leute nicht einfach zu einer Grillfeier oder einem Abendessen einladen – denn das Verköstigen von Studierenden gehört nicht zu den Aufgaben der VS.

Obergrenzen im Budgetplan / Haushaltsposten

Für Fachschaften, Autonome Referate und den Doktorandenkonvent gilt:

• maximal 12% (aber nicht mehr als 840 Euro) des Fachschaftsbudgets dürfen für “interne” Veranstaltungen und
• maximal 40%  der Zuweisungen für “externe” Veranstaltungen pro Jahr für Verpflegung ausgegeben werden.
• Unter dem Posten 540 werden Kosten für “interne” Verpflegung – also die Verpflegung der FS-Sitzungen oder FS-Wochenenden abgerechnet.
• “Externe” Verpflegung (z.B. bei Weihnachtsfeiern, Erstieinführungen, Vorträge etc.) wird unter dem Haushaltsposten 750 abgerechnet, um zu sehen, ob die 40% überschritten werden. Die restlichen Kosten der Veranstaltungen werden unter dem Posten 7 (710, 720, etc.) abgerechnet,

Wenn ihr Einnahmen (z.B. Eigenbeteiligungen) habt oder Spenden erhaltet, könnt ihr diese für zusätzliche Verpflegung verwenden – es handelt sich ja nicht um Zuweisungen an die FS.

Gruppen rechnen Verpflegung in der bewilligten Höhe mit anderen Ausgaben über den Haushaltsposten 621 (“Unterstützung von Gruppen”) ab. Die Kosten für Verpflegung müssen aber getrennt von anderen Kosten aufgelistet werden; bei größeren Abrechnungen die Verpflegung bitte auch getrennt von anderen Kosten abrechnen.

Obergrenzen pro Person

Die Bewirtungsrichtlinie legt Obergrenzen für Ausgaben fest:

• für ein Frühstück nicht mehr als 5,80 Euro pro Person
• für ein Mittagessen maximal 14,50 Euro pro Person
• für ein Abendessen nicht mehr als 8,70 Euro pro Person
• Abendessen bei einer Abendveranstaltung, die vier Stunden und länger dauert und für die es
  kein Mittagessen durch die VS gab: 14,50 € € pro Person
• Verpflegung für eine ganztägige Veranstaltung (z.B. Ersti-tag/-wochenenden):
  29,- € pro Person

Kein Fleisch

Die Nachhaltigkeitsrichtlinie legt fest, dass eure Verpflegung nachhaltig und vegetarisch sein soll und ihr kein Fleisch mit VS-Mitteln finanzieren dürft (das geht nur in besonderen Fällen und muss eigens begründet und vorher explizit vom Finanzreferat genehmigt werden). Wenn ihr Fleisch getrennt kauft und verkauft und durch Einnahmen komplett refinanziert (keine Querfinanzierung durch andere Einnahmen!), könnt ihr auch nicht-vegetarische Verpflegung anbieten.

Pfand

Pfand kann nicht erstattet werden. Denkt also bei Abrechnungen daran, Pfand auf dem Kassenzettel zu markieren und abzuziehen (unterstreichen ist besser als durchstreichen oder markern). Wenn es sich um eine offene Rechnung handelt, die als ganze beglichen werden muss, wird der Rechnungsbetrag zwar gezahlt– wir fordern von euch aber eine nachträgliche Bareinzahlung des Pfandgeldes, sobald ihr Leergut bzw. Leerbehälter zurückgebracht habt. Wir kommen dazu zwar auch auf euch zu, einfacher ist aber, wenn ihr euch aktiv meldet und ggf. gleich einen Einzahlungstermin vereinbart.

Alkohol

Für einen risikoarmen Alkoholkonsum hat der StuRa in der Bewirtungsrichtlinie einen Grenzwert von 30 g Reinalkohol pro Person und Tag für Getränke, die aus VS-Geldern finanziert werden, festgelegt. Um die Einhaltung nachzuvollziehen, gibt es eine Exceltabelle, in die ihr eingebt, was in welchem Umfang konsumiert wurde und welchen Alkoholgehalt es hatte. Das Formular berechnet dann, wieviel Gramm Reinalkohol pro Person das entspricht.
Wenn Alkohol ausgeschenkt wird, muss auch Trinkwasser kostenlos zur Verfügung gestellt und unkontrollierter Alkoholkonsum verhindert werden. In der Regel ist bei großen Veranstaltungen ein Awarenesskonzept einzureichen, das auch darauf eingeht.

• Vorlage für die Alkohol-Berechnung => Finanzen – Formulare und Formelles

Hinweise zu weiteren, v.a. geselligen Veranstaltungen

Bei größeren Festen, müsst ihr die komplette Verpflegung über Einnahmen refinanzieren, denn Verköstigung von Studierenden ist keine Aufgabe der VS und fällt daher nicht unter die Bewirtungsrichtlinie. (Ausstattung und Musik kann jedoch über die VS finanziert werden.)

Bei geselligen Veranstaltungen, wie Weihnachtsfeiern, Spiele- oder Filmabenden oder anderen Formaten, die neben Unterhaltung auch etwas Raum für Aussprache und Austausch bieten, kann Verpflegung über die VS finanziert werden, z.B. etwas Gebäck oder Obst, das man nebenher knabbern kann, um besser ins Gespräch zu kommen. Auch hier ist aber eine Eigenbeteiligung vorzusehen, wenn die Verpflegung auch der Sättigung der Teilnehmenden dient und ein Betrag von 1 Euro pro Person überschritten wird. (Auch hier können weitere Kosten wie Filmlizenzen oder die Kosten für die Anschaffung von Spielen übernommen werden; die Spiele gehen dann ins Eigentum der VS über.)