Finanzierung von Verpflegung
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Allgemein:
- beachtet bei Verpflegungsausgaben immer die Bewirtungsrichtlinie und die Nachhaltigkeitsrichtlinie
- für Fachschaften gibt es Obergrenzen bei Verpflegungsausgaben:
maximal 10% (aber nicht mehr als 700 Euro) des Budgets dürfen für Verpflegung bei “internen” und maximal 33% bei “externen” Veranstaltungen ausgegen werden.
Abrechnung von Verpflegung
Es gibt zwei Haushaltsposten, über die Verpflegung abgerechnet wird und in der Bewirtungsrichtlinie gibt es zwei Regelungen, was die das Gesamtvolumen der Kosten für Verpflegung angeht:
- Unter dem Posten 540 werden Kosten für “interne” Verpflegung – also die Verpflegung der FS-Sitzungen oder FS-Wochenenden abgerechnet.
Die Bewirtungsrichtlinie sieht dafür Folgendes vor: „Die Bewirtungsausgaben für interne Veranstaltungen darf 10% oder bis zu 700€ der VS-Zuweisungen einer Fachschaft oder eines autonomen Referats nicht überschreiten.“ - Unter dem Posten 71 (also 710, 720, etc.) werden “externe” Veranstaltungen (also nicht die Sitzungen des Fachschaftsrats, sondern z.B. Weihnachtsfeiern, Erstieinführungen, Vorträge etc.) abgerechnet, und zwar vollständig, d.h. incl. Verpflegung.
Die Bewirtungsrichtlinie sieht dafür Folgendes vor: „Die Bewirtungskosten für externe Veranstaltungen dürfen 33% der Zuweisungen einer Fachschaft oder autonomen Referats nicht überschreiten.“
Wenn ihr Einnahmen (z.B. Eigenbeteiligungen) habt oder Spenden einnehmt, könnt ihr diese zusätzlich für Verpflegung verwenden – bei ihnen handelt es sich ja nicht um Zuweisungen an die FS.
Beachtet auch die Obergrenzen, die in der Bewirtungsrichtlinie für Ausgaben bei einzelnen Veranstaltungen festgelegt wurden – so könnt ihr für ein Frühstück pro Person nicht mehr als 4,80 Euro ausgeben.
Getränkeabrechnungen: Pfand und Alkohol
Wir erstatten kein Pfand. Denkt also bitte von vorneherein, wenn ihr die Abrechnung macht, daran, Pfandartikel auf dem Kassenzettel zu markieren (sie zu unterstreichen ist besser, als sie zu markern, dadurch verblasst nämlich die Tinte schneller) und abzuziehen. Wenn es sich um eine offene Rechnung handelt, die wir direkt begleichen, dann brauchen wir eine nachträgliche Einzahlung des Pfandgeldes. Wir kommen dazu aber noch mal gesondert auf euch zu.
Für einen risikoarmen Konsum von Alkohol wurde durch den StuRa ein Grenzwert von 30g Reinalkohol pro Person und Tag festgelegt, wenn der Alkohol von VS-Geldern (ob das Geld von der Fachschaft, einem Referat oder dem StuRa kommt) gezahlt wird. Um nachzuvollziehen, dass diese Grenze eingehalten wurde, gibt es eine Vorlage. In diese Exceltabelle gebt ihr ein was, wie viel und mit wie viel % getrunken wurde, dann wird euch automatisch berechnet, wieviel Gramm Reinalkohol das entspricht.
Wenn Alkohol ausgeschenkt wird, ist auch sicherzustellen, dass ausreichend kostenloses Trinkwasser zur Verfügung gestellt wird. Einige Fachschaften achten auch darauf, dass immer mindestens eine Person des Orgateams nüchtern bleibt – vielleicht ist das ein Anregung für euch. Die Vorlage für die Alkohol-Abrechnung findet ihr auf dieser Seite:
Einzelne Veranstaltungen
Bei Sommerfesten, bei denen erkennbar nicht der Austausch, sondern das Feiern im Vordergund steht, müsst ihr Einnahmen machen, um die Veranstaltung finanziert bekommen.
Kleinere Feiern zum Beispiel am Jahresende werden nicht um des Konsums willen veranstaltet werden, sondern sind ein Rahmen für einen Jahresausklang, der Raum für Aussprache und Austausch bietet. Entsprechend dient die Verpflegung nicht der Sättigung, daher kann die Verpflegung hier über die VS finanziert werden — ggf. ist aber eine Eigenbeteiligung zu erheben oder ihr bittet die Teilnehmenden, etwas mitzubringen.