Infos für Fachschaften zu Erstieinführungen

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Während die Fachschaften die neuen Erstsemester erwarten, wartet das Finanzreferat mit nützlichen und wichtigen Tipps für die Organisator*innen auf. So können diese sich auf die inhaltliche Vorbereitung konzentrieren, übersehen aber auch keine wichtigen Formalia

Liebe Fachschaften, liebe Finanzverantwortliche,

nun geht die vorlesungsfreie Zeit langsam in die letzte Phase und das neue Semester wirft seine Schatten voraus – in Form der Erstieinführungen. Wir wissen, dass einige von euch bereits Hütten suchen, Erstiinfos überarbeiten und virtuell Erstitüten zusammenstellen.
Dazu wollen wir euch  einige kurze Hinweise und Bitten schicken, damit ihr Zeit spart und gezielt nachfragen oder nachlesen könnt, wenn einer der Punkte euch betrifft.

Bitte lest diese Informationen. Die Infos in dieser Meldung sind nur kurze Zusammenfassungen.

Gerne könnt ihr auch in die Sprechstunde kommen, bitte informiert euch auf der Finanzseite über die Termine oder vereinbart einen per E-Mail. Wenn ihr nicht  vorbeikommen könnt, könnt ihr auch anrufen während der Sprechstunden (HD 54-2456).

1. Verpflegung (aktualisiert September 2019)

Bitte versucht, wo ihr nur könnt, auf Rechnung zu kaufen. Das geht nicht beim Supermarkt um die Ecke, aber wenn ihr über die VS bei Rewe auf Rechnung bestellt – oder bei vielen Bäckereien, die euch Brötchen auch auf Rechnung liefern – ihr müsst einfach nachfragen.
Das lohnt bei kleinen Fachschaften nicht so sehr, aber wenn ihr euch höhrene Beträgen wie 100 Euro nähert, wird das vielleicht relevant.
Wenn ihr bei Rewe bestellen wollt, macht einen Termin im StuRabüro zur Bestellung aus, nachdem ihr einen Beschluss dafür gefasst habt (einkauf@stura.uni-heidelberg.de).
Beachtet folgende Richtlinien:

2. Unterkünfte (aktualisiert September 2019)

Hütten: Wenn ihr eine Unterkunft mietet und dazu einen Vertrag abschließt, muss der Vertrag vom Vorsitz der VS unterschrieben werden. Hierzu handelt ihr alles aus und schickt den unterschriftsfertigen Vertrag sowie den Beschluss an vorsitz@stura.uni-heidelberg.de und in Kopie an finanzen@stura.uni-heidelberg.de. Bei Kosten über 500 Euro bitte auch an die drei Vergleichsangebote denken. Wenn eine Anzahlung verlangt wird, könnt ihr gleich ein Abrechnungsformular für die Anzahlung beifügen und es wird direkt von der VS gezahlt – niemand muss diese Anzahlung privat vorstrecken oder dafür einen Vorschuss beantragen.

Jugendherberge: Die VS hat eine Jugendherbergs-Karte, mit der ihr Jugendherbergen belegen könnt. Die Karte erhaltet ihr über ausleihe@stura.uni-heidelberg.de. Auch hier gilt, dass
der Vertrag über den Vorsitz der VS  laufen muss und Anzahlungen und Rechnungen nicht von euch gezahlt werden müssen.

3. Autos

Fachschaften können über die VS-stadtmobil-Karte, Stadtmobilautos mieten. Auch hier braucht ihr einen Beschluss, um die Autos nutzen zu können.

Wenn ihr andere Autos mietet, braucht ihr auch dafür einen Beschluss, sonst bekommt ihr das Geld, das ihr dafür ausgebt, nicht erstattet bzw. Rechnungen können ohne Beschluss nicht gezahlt werden.

4. Druckkosten (aktualisiert September 2019)

Bitte denkt daran, dass ihr bei Druckkosten über 500 Euro Vergleichsangebote braucht und zwar schon beim Beschluss – sie gehören zum Beschluss dazu!
Ihr könnt auch auf Rechnung drucken – viele Druckereien ermöglichen das bei Behörden, meldet euch, wenn ihr Probleme habt, eine Rechnung zu erhalten oder Tipps braucht, wo man auf Rechnung drucken lassen kann.
Ihr könnt auch die Druckerei im Zentralbereich Theoretikum nutzen. Diese ist zwar eher teurer im Vergleich, aber ihr müsst auch nicht bar zahlen, die VS bekommt eine Rechnung. Um den Druckauftrag aufgeben zu können, braucht ihr eine Karte für den Zentralbereich, jede Fachschaft hat eine solcher Karte, die ihr im StuRabüro abholen könnt (wenn ihr sie nicht schon habt).
Ansonsten könnt ihr auch in lokale Copyshops gehen und die Quittung hinterher normal abrechnen.

5. Materialien der VS

Die VS hat Infomaterialien und diese könnt ihr euch kostenfrei schicken lassen.

Je früher ihr bestellt, desto besser, denn dann können wir im StuRabüro bei Bedarf nachdrucken oder gleich mehr drucken lassen. Bitte bedenkt bei der Bestellung, dass die Erstis den Semesterplaner und VS-Vorstellungsflyer bereits über die Univerwaltung zugeschickt bekommen.

6. Ersti-Tüten (Nachtrag September 2019)

Ersti-Tüten mit Informationen zum Studium und einigen nützlichen Beigaben wie Traubenzucker oder Bleitstiften sind eine feine Sache zu Studienbeginn. Mit dem Logo der Fachschaft versehen, machen sie das ganze Semester über zudem auf die Fachschaft aufmerksam. Es ist jedoch nicht Aufgabe der VS, die Wirtschaft mit Einkaufsgutscheinen zu beleben oder einen Großteil des Etats zum Füllen der Tüten auszugeben. Wenn euch Geschäfte Gutscheine schenken, könnt ihr sie in die Tüten tun, aber ihr könnt nicht extra Einkaufsgutscheine dafür kaufen oder im großen Umfang Büromaterial an die Erstis verschenken. Auf Nachfrage erhaltet ihr jedoch in vielen Geschäften oder auch bei Einrichtungen wie dem Stadtheater Werbegeschenke.

PS: wenn ihr Stoffbeutel für die Erstis kauft und selber bedrucken wollt, könnt ihr dies im StuRa-Büro auf der Siebdruckmaschine machen

7. Vorschüsse

Auch wenn ihr versucht, alles auf Rechnung zu kaufen, kann es passieren, dass jemand Geld vorstrecken muss — z.B. weil ihr ein Auto mietet, Lebensmittel kauft oder nachkaufen müsst, weil ihr nicht wisst, wieviele Leute kommen und knapp kalkuliert habt. Für diese Fälle könnt ihr einen Vorschuss beantragen. Wird er bewilligt, bekommt jemand von euch Geld von der VS überwiesen und kann damit Ausgaben tätigen und rechnet das dann hinterher ab. Vorschüsse müssen aber vorher beantragt werden (das Formular findet ihr auch auf der Finanzseite), ihr braucht dafür einen Beschluss mit Begründung – diese sollte eine valide und differenzierte Kalkulation enthalten, wofür ihr Geld braucht. Außerdem muss in dem Beschluss stehen, wer das Geld erhalten soll.
Bitte beantragt die Vorschüsse mindestens drei Wochen im Voraus, damit es dann nicht am Ende doch zu knapp wird.

8. Beschlüsse

Ohne Beschluss könnt ihr kein Geld ausgeben, die Erwähnung im Budgetplan reicht nicht! Wenn ihr es noch nicht getan habt, trefft ihr in den nächsten Wochen noch einen belastbaren Beschluss darüber, wie eure Erstieinführung aussehen soll und was sie kosten soll. Dass etwas im Budgetplan steht, reicht nicht. Ihr könnt aber mit Verweis auf den Budgetplan und ggf. auf die Begründung dort (wenn ihr dort eine habt) beschließen, dass die im Budgetplan vorgesehene Veranstaltung definitiv stattfinden soll und auf die Begründung dort verweisen. Bitte denkt auch dran, dass ihr ein Abstimmungsergebnis für jeden Beschluss braucht (“einstimmig angenommen” “bei zwei Enthaltungen angenommen” oder einfach “4-1-0 / Ja-Nein-Enthaltung”.
Es ist kein Problem, wenn ihr dann später nochmal etwas ändert, weil z.B. mehr oder weniger Erstis als erwartet kommen oder ihr doch keine Stadtrallye macht, weil es regnet.
Ihr müsst dann nur eine entsprechende Begründung schreiben und einen Änderungsbeschluss fassen, wenn nötig auch nachträglich. Da ihr Beschlüsse vor der Veranstaltung treffen müsst, ist klar, dass ihr hin und wieder für aktuelle Anpassungen einen Änderungsbeschluss braucht.

8. Größere Veranstaltungen (Nachtrag November 2019)

Wenn ihr eine größere Veranstaltung macht, zum Beispiel eine Ersti-Woche oder ein Ersti-Wochenende mit Workshops, Rallyes, Partys etc., müsst ihr eine Auflistung darüber erstellen, was ihr macht und ungefähr dafür ausgeben wollt.
Ihr müsst nicht jede Marmeladensorte beim Erstifrühstück auflisten, aber grob beziffern, was ihr an Veranstaltungen plant, war ihr dafür an Verpflegung für welche Mahlzeiten wollt, was ihr für Infomaterial oder z.B. für Transportkosten in der Woche ausgeben wollt. Nur zu beschließen “800 Euro für die Erstiwoche” ist zu vage. Beachtet, dass ihr bei Ausgaben über 500 Euro brutto Vergleichsangebote einholen müsst.

10. Eigenbeteiligungen (Nachtrag April und September 2019)

Wenn ihr von den Teilnehmenden Eigenbeteiligungen erhebt, so muss das im Beschluss stehen (“z.B. fürs Erstiwochenende wird eine Eigenbeteiligung von X Euro pro Person erhoben”) und das Geld muss aufs Konto der Verfassten Studierendenschaft eingezahlt oder überwiesen werden. Da dort viele Einzahlungen eingehen und viele FSen Erstieinführungen machen, bitte bei Überweisungen den Betreff so wählen, dass eine Zuordnung einfach möglich ist: also nicht: “Erstieinführung mit der Fachschaft”, lieber “FSNAME-ErstiWE-Sommer”. Bitte klärt das vorher mit dem Finanzteam ab!

 

Und wenn ihr Fragen habt: meldet euch gerne beim Finanzreferat!